Etapes de notre collaboration
Concrètement, découvrez les étapes clés d'une collaboration réussie !
Vous souhaitez externaliser votre accueil téléphonique et faire appel à mes services ?
Rien de plus simple…
Pour toute demande de devis gratuit et personnalisé, vous pouvez me contacter via le formulaire de contact ou par mail : contact@secretaire-medicale-independante.com. Je suis également disponible par téléphone au 06 22 06 82 36. Vous pourrez m’y indiquer vos besoins en me précisant notamment votre spécialité, l’agenda utilisé, le nombre d’appels reçus estimé mensuellement, ainsi que la période sur laquelle vous souhaiteriez collaborer.
C’est ensuite avec plaisir que je vous transmettrai votre devis sous 48h.
Après acceptation du devis, je vous communiquerai un numéro de téléphone commençant par 09. Cette ligne, entièrement dédiée à votre activité, vous permettra de me confier votre accueil téléphonique. Pour cela, il vous sera impératif de faire un transfert d’appel de votre ligne actuelle vers ce numéro*. Vous pourrez bien entendu annuler à tout moment ce transfert lorsque vous souhaiterez de nouveau répondre à vos patients ou clients.
*Je vous conseille de vous renseigner auprès de votre opérateur téléphonique concernant le coût du transfert (souvent inclus) et pour la mise en place de
celui-ci.
Nous étudierons ensemble vos consignes et directives par le biais d’une fiche de renseignements à remplir. Il m’est primordial de connaître votre organisation et vos besoins pour répondre à vos patients ou clients et optimiser au mieux votre agenda.
Je travaille par le biais d’un logiciel de permanence téléphonique nommé Teambox, utilisant un softphone* sécurisé. De ce fait, je réponds à vos appels grâce à un ordinateur et un casque muni d’un micro.
*Un softphone est un type de logiciel utilisé pour faire de la téléphonie par Internet depuis un ordinateur plutôt qu’un téléphone.
Vient le temps du paramétrage : si vous possédez déjà un agenda en ligne (Doctolib, WZ Agenda, ClicRDV, etc.), il vous suffira de me créer un accès « administrateur » auprès de celui-ci.
Je personnaliserai ensuite un message de prédécroché déclenché dès la première sonnerie, un répondeur (actif en dehors des heures d’ouverture du standard et pouvant prendre ou non des messages, selon vos souhaits), et une musique d’attente, le tout validé par vos soins avant mise en service.
Si vous désirez créer ces différents messages et répondeur, vous pourrez me transmettre les fichiers audios correspondants que j’intégrerai dans mon logiciel.
Vos patients ou clients pourront désormais être accueillis par votre secrétaire médicale indépendante, dans le respect de vos consignes, en toute confidentialité.
Le logiciel Teambox se couple avec de nombreux agendas en ligne, ce qui permet notamment une remontée de fiche. En effet, lorsque vos patients ou clients déjà connus vous appelleront, leur identité m’apparaîtra au décrochage de l’appel. Ils apprécieront un accueil personnalisé !
De plus, et selon vos exigences, je pourrai vous transférer certains de vos appels (confrères ou autre).
Nous pourrons échanger par messagerie instantanée ou par SMS pour toute transmission d’information, en cas de besoin.
Une facturation à l’appel et sans coût supplémentaire* vous permettra de réduire vos frais. Certains appels ne vous seront pas facturés tels que ceux non aboutis ou coupés avant la communication, les erreurs de numéro ou les démarchages publicitaires.
L’ensemble de vos appels reçus et émis est ainsi répertorié au niveau du journal d’appels du logiciel Teambox, lequel peut être mis à votre disposition sur simple demande.
En cas de besoin permanent, la facture correspondant aux prestations réalisées vous sera transmise chaque fin de mois.
Pour une demande occasionnelle, la facture vous sera transmise en fin de mission par votre secrétaire médicale indépendante.
*Hors frais de gestion mensuels.